Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Selamat datang di HMS Payroll (aplikasi penggajian dan manajemen HR) yang diselenggarakan oleh Payroll Nusa Komputer ("Kami"). Kami berkomitmen penuh untuk menghormati dan melindungi privasi serta keamanan Data Pribadi Anda, baik sebagai karyawan maupun administrator sistem.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi informasi pribadi yang dikumpulkan melalui penggunaan platform HMS Payroll. Dengan mengakses atau menggunakan layanan kami, Anda menyetujui praktik pengumpulan dan pemrosesan data sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

Untuk menjalankan fungsionalitas manajemen HR, kehadiran, dan sistem penggajian (payroll), kami memproses kategori data berikut:

• Data Pribadi & Profil Karyawan: Nama lengkap, alamat email pribadi/kantor, nomor telepon, alamat tinggal, tanggal lahir, jenis kelamin, serta status perkawinan dan perpajakan (PTKP).
• Data Pekerjaan & Kepegawaian: Jabatan, departemen/divisi, kantor/cabang tempat bertugas, kelompok karyawan, jadwal kerja/shift, serta tanggal bergabung.
• Data Absensi, Geolokasi, dan Kamera:
  • Lokasi GPS / Presisi Kehadiran: Kami memproses koordinat geografis (geofence) perangkat Anda untuk memvalidasi bahwa Anda berada di area kantor yang sah saat melakukan absensi masuk atau pulang.
  • Foto Kamera: Aplikasi dapat meminta akses ke kamera depan/belakang untuk mengambil foto selfie/gambar verifikasi pada saat mencatatkan kehadiran guna mencegah kecurangan.
• Data Keuangan & Perpajakan: Informasi nomor rekening bank untuk penyaluran gaji, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), nomor keanggotaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, data kasbon/pinjaman karyawan, serta perhitungan pajak PPh 21.
• Data Kredensial Akun: Alamat email dan password yang terenkripsi aman secara sepihak (salted hash) untuk akses masuk ke sistem web karyawan.

3. Penggunaan Informasi Anda

Kami menggunakan data yang dikumpulkan hanya untuk tujuan operasional dan administratif HR perusahaan Anda, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Memvalidasi pencatatan kehadiran harian karyawan secara akurat berdasarkan lokasi geofencing yang sah dan pencocokan foto absensi.
• Melakukan perhitungan penggajian bulanan otomatis, termasuk tunjangan, potongan kasbon, iuran BPJS, dan pemotongan PPh 21 secara akurat.
• Menerbitkan dan mendistribusikan slip gaji elektronik kepada masing-masing karyawan secara mandiri dan rahasia.
• Menyediakan laporan analitik kepegawaian dan performa kerja bagi manajemen perusahaan.
• Memelihara keamanan sistem, mendeteksi penyalahgunaan akun, dan mencatat log audit aktivitas administratif untuk keamanan internal.

4. Penyimpanan dan Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional yang dirancang untuk melindungi Data Pribadi Anda dari kehilangan, pencurian, penyalahgunaan, akses tidak sah, pengungkapan, perubahan, atau penghancuran.

• Semua transmisi data dilindungi dengan protokol enkripsi industri standar (HTTPS/TLS).
• Kredensial login Anda disimpan dengan enkripsi satu arah yang aman.
• Akses ke data administratif sensitif dibatasi menggunakan sistem kontrol akses berbasis peran (Role-Based Access Control/RBAC) sehingga hanya staf HR atau admin yang berwenang yang dapat melihat informasi tersebut.

5. Pembagian Data Kepada Pihak Ketiga

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk kepentingan pemasaran. Data Anda hanya dibagikan dalam kondisi berikut:

• Kepada institusi perbankan atau penyedia sistem pembayaran untuk tujuan penyaluran gaji bulanan.
• Kepada badan penyelenggara resmi (seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Direktorat Jenderal Pajak) guna mematuhi kewajiban pelaporan hukum yang berlaku di Indonesia.
• Jika diwajibkan oleh hukum, proses peradilan, atau perintah resmi dari otoritas penegak hukum yang sah.

6. Hak Pengguna / Karyawan

Setiap karyawan memiliki hak untuk:

• Mengakses profil pribadi, riwayat absensi kehadiran, dan slip gaji bulanan mereka melalui halaman dashboard karyawan yang tersedia.
• Meminta koreksi atau pembaharuan data jika terdapat kesalahan penulisan informasi pribadi melalui administrator HR perusahaan Anda.

7. Perubahan Kebijakan Privasi Ini

Kami dapat meninjau dan memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam layanan kami atau kepatuhan terhadap regulasi baru. Setiap perubahan akan diberitahukan dengan memperbarui tanggal "Terakhir diperbarui" di bagian atas kebijakan ini. Kami menyarankan Anda untuk membaca kebijakan ini secara berkala.